La tecnología está cambiando la forma
tradicional de hacer las cosas, las personas que trabajan en gobierno, en empresas
privadas, que dirigen personal o que trabajan como profesional en cualquier
campo utilizan los sistemas de información cotidianamente mediante el uso de
Internet, las tarjetas de crédito, el pago electrónico de la nómina, entre
otras funciones; es por eso que la función de los sistemas de información en
los procesos de la empresa como manufactura y ventas se han expandido
grandemente.
Un
proyecto de Sistemas de Información no
consiste únicamente en la automatización o administración de datos. El término
envuelve la “Administración o Gerencia de
la Información, su transformación a través de herramientas adecuadas en
conocimiento”.
Cuando la manera en la cual utilizamos la información es el centro de atención, el proceso de decisión, la estructura de gerencia, incluso la forma en la cual el trabajo es realizado comienza a transformarse. Cuando la estructura organizacional se centra en el manejo y gerencia de la información, los niveles gerenciales se ven reducidos.
Costos de
implantación de un proyecto de Sistema de Información
La
implantación de un proyecto de sistema de Información comprende los
siguientes costos:
- Costo de Hardware: El
software requiere equipos de cómputo adecuados para poder funcionar, esto
implica generalmente servidores y estaciones de trabajo. Entre las marcas
de hardware se encuentran: IBM, HP y Oracle.
- Costo de Software: El
hardware requiere ser manejado por un software el cual debe ser adquirido
por un proveedor o debe ser desarrollado por una empresa especializada o
internamente dentro de la
organización.
- Costo de implementación: Estos
costos consiste en: (a) Asesoría de Expertos, (b) Costos de suplir al
personal de la organización que se encuentra dedicada 100% al proyecto,
(c) Costos por distracción al personal de la empresa para trabajar con los
expertos en sesiones esporádicas, (d) Capacitación del personal, (e) Pruebas del Sistema, (f)
Documentación.
- Costo de entrenamiento de los operadores: La capacitación del personal, no se cumple en un 100% durante el
periodo de la implantación, pueden existir muchas razones tales como:
Módulos que solo pueden ser probados en una época específica, módulos que
utiliza datos que ella organización no posee, módulos que no son tomados
en cuenta debido a que no serán utilizados por la organización en el corto
plazo. Otros motivos pueden ser el cambio del personal que labora con el
sistema o incorporación de nuevas funciones al sistema. Todo esto nos
lleva a la necesidad de tener un
apartado para el entrenamiento del personal.
- Costo de mantenimiento del sistema: El sistema requiere mantenimiento y es necesario contar con el
personal capacitado para este fin de lo contrario se corre el peligro de
detener la operación por un período de tiempo prolongado.
- Costo de oportunidad por fallas del sistema: Durante el proceso de implantación todo sistema corre el riesgo
de presentar fallas lo cual no permitirá la operación normal de la
organización, provocando pérdidas probables en ventas o en otros procesos.
- Costo de actualizaciones periódicas del sistema: Las organizaciones deben ser dinámicas y deben ser capaces de
adaptarse a las nuevas condiciones de su entorno, así mismo sus sistemas
deben estar en constante evolución, adaptándose a los nuevos
requerimientos de la organización.
Problemas
comunes al implementar un Proyecto de Sistema de Información
Existe un alto
porcentaje de empresas que no terminan su implantación a tiempo o bien que no
obtienen los resultados esperados, dentro de los problemas más comunes durante
el proceso de implantación de un sistema de información se encuentra:
1. Falta de un equipo de administración del cambio: Es necesario un equipo de personas que sirvan de catalizadores para
que el resto de los empleados se mantengan informados, participen en las actividades
que se requieran y que la transición se realice de la manera más sutil posible.
2. Falta de comunicación con todos los niveles del organigrama: Es importante que todos los niveles de la organización estén
enterados de los nuevos procesos y políticas. La falta de comunicación genera
incertidumbre en los empleados y ansiedad, haciéndolos pensar que el no estar
al tanto significa no ser partícipe del proyecto y por consecuencia, les
presenta la posibilidad de abandonar la empresa.
3. Falta de capacitación suficiente: Si
bien un sistema de información puede implantarse en cualquier empresa sin
importar su tamaño, pero es de esperarse que a mayor cantidad de empleados,
mayor es la complejidad de la transición de la tecnología. Una implementación
exitosa requiere de una buena estrategia de capacitación.
4. Pobre dimensionamiento de equipo. No se
debe subestimar la carga que tendrá el servidor para el uso del sistema. Con
frecuencia, la empresa inicia sus pruebas utilizando un número limitado de
usuarios y con base en esto se efectúa un cálculo de los recursos del hardware
a utilizar, cuando en sistema comienza a ser accedido por el número real de
usuarios, comienza el descontento, entre los usuarios por la aparente
ineficiencia del nuevo sistema y en la gerencia al no ver los resultados que
ellos esperaban ante la magnitud de la inversión que representó la
implementación.
¿Como invertir
en Tecnología?
La tecnología por sí sola no genera capital organizacional, esto sólo se
consigue a través de la implantación de buenas estrategias. Entonces,
¿cómo se puede invertir correctamente en tecnología? Tal vez la
mejor respuesta es la analogía con la medicina: Si usted no se siente bien y se
limita a ir a la farmacia a comprar alguno de los medicamentos más modernos, es
una ruleta rusa: tanto puede que lo curen como dejarlo peor o incluso matarlo.
Es mucho más seguro y más eficaz, ir primero a un buen médico para tener un
diagnóstico. A veces la cura es tan simple, y tan poco sofisticada, como, por
ejemplo: hacer dieta baja en calorías.
¿Cuál es el principal error a evitar?
El primer
error a evitar por el gerente es la tendencia a tomar decisiones de compra que
probablemente no conduzcan a ninguna mejora de la rentabilidad. Este análisis
previo es descuidado en muchas ocasiones. Muchas de las decisiones son tomadas
por instinto, sumisión o por ideas erradas. La toma de
decisiones para inversiones en sistemas de información debe ser hecha con el mismo cuidado que las inversiones en capital
financiero.
El error
habitual son los altos costos invisibles asociados a la inversión inicial. Por
eso se debe analizarse por igual todos los costos sin subestimarlos. Por otro lado
es difícil evaluar cierto tipo de resultados esperados, sobre todo los que se
denominan “beneficios intangibles”. Son
intangibles pero deben ser reales. Estos beneficios deben conducir a un aumento
de la productividad. Entre los
resultados “intangibles” más comunes se tienen:
- Mejor respuesta al cliente,
- Mejor integración con nuestros proveedores,
- Innovación en productos y procesos,
- Mayor flexibilidad y mayor capacidad de respuesta en el mercado.
Errores al
momento de invertir en Tecnología
A continuación se mencionan los principales errores al momento de invertir en tecnología comúnmente por las empresas.:
- Invertir en tecnología inocentemente. Pensamiento: “En tecnología el retorno está siempre garantizado”
- Invertir en un tecnología por intuición o fe. Pensamiento: “Se que esto debe funcionar”.
- Invertir en el tiempo errado: En ocasiones se invierte demasiado pronto y en otros casos demasiado tarde.
- Invertir por obligación: Pensamiento: “No podemos dar un paso atrás” o “Todos los demás en el sector lo están haciendo."
- Invertir sin valorar todos los costos invisibles: Para invertir en tecnología se deben valorar todos los costos.
- Invertir aisladamente sin tomar en cuenta el sector de la empresa, sin entrelazar todos los sistemas en una misma perspectiva que abarque toda la cadena de valor de la empresa.
- Invertir en tecnología sólo porque reduce costos asociados a procesos administrativos.
- Invertir sin el compromiso de “actualizar”: "Invertimos en equipos pero no tenemos presupuesto para la formación de los trabajadores."
- Decidirse por una empresa de solución informática sin aprobar la viabilidad económica de la inversión.
- Entregar todos los proyectos a consultores que tienen afinidad hacia una determinada empresa.
No hay comentarios:
Publicar un comentario