Sistema de Información y su Clasificación

Los sistemas de información no son un fin en sí mismos, ellos facilitan y aceleran la estrategia organizacional. 

Es vital para la organización tomar conciencia que existe una estrecha relación entre estrategia, proceso de negocio, sistemas de información y recursos humanos, solo de esta forma se podrán alcanzar los resultados esperados. 

Los sistemas de información son como una lupa de aumento, si tienes una buena estrategia y un recurso humano entrenado y motivado, los objetivos planteados se lograran mucho más rápidos pero si estas estrategias son pésimas y un recurso humano mediocre, el sistema de información ayudará a que las malas prácticas utilizadas se realicen de forma más rápida, acelerando la caída de la organización.

Definición de Sistema de Información

Un sistema de información (SI) es un conjunto de elementos orientados al tratamiento y administración de datos e información, generados para cubrir una necesidad u objetivo.

Dichos elementos que forman parte del sistema de información se encuentran en las siguientes categorías: Personas, Datos, Actividades de trabajo y Recursos materiales.

Todos estos elementos interactúan para procesar los datos (incluidos los procesos manuales y automáticos) que dan lugar a información más elaborada, que se distribuye de la manera más adecuada posible en una determinada organización, en función de sus objetivos.

Habitualmente el término “Sistema de Información” se usa de manera errónea como sinónimo de “Sistema de Información Informático”, en parte porque en la mayoría de los casos los sistemas de información son sistemas informáticos aunque no tiene que ser necesariamente así.

Estrictamente hablando, un sistema de información no tiene por qué disponer de recursos informáticos (aunque en la práctica esto suela suceder). Se podría decir entonces que los sistemas de información informáticos son una subclase o un subconjunto de los sistemas de información en general.

El término “Sistema de información” hace referencia a un concepto genérico que tiene diferentes significados según el campo del conocimiento al que se aplique, por ejemplo:

En informática, un sistema de información es cualquier sistema computacional que se utilice para obtener, almacenar, manipular, administrar, controlar, procesar, transmitir o recibir datos, para satisfacer una necesidad de información.

En teoría de sistemas, un sistema de información es un sistema, automatizado o manual, que abarca personas, recursos y métodos organizados de recolección, procesamiento, transmisión y distribución de datos que representa la información para el usuario.

En sociología,  los sistemas de información son sistemas sociales cuyo comportamiento está fuertemente influenciado por los objetivos, valores y creencias de los individuos y grupos.

Clasificación de los sistemas de Información

Existen varias clasificaciones, aquí se describirá la clasificación de sistemas de información según el punto de vista empresarial, en el cual los sistemas de información son distintos según la función a la que vayan destinados o el tipo de usuario final del mismo. Los Sistemas de Información pueden clasificarse en:

Sistemas Transaccionales: (Sistemas de Apoyo a las Operaciones) 

• Automatizan tareas operativas.
• Generan información de uso interno y externo.
• Pueden ser asincrónicos (por lotes) o sincrónicos (en línea)
• Cálculos y procesos simples y poco sofisticados
• Recolectores de datos, se cargan grandes bases para su uso posterior.
• Sistemas de Procesamiento de Transacciones.
• Sistemas de Control de Procesos.
• Sistemas de colaboración empresarial.

Sistemas de Soporte a la Toma de Decisiones: (Sistemas de Apoyo Gerencial)

• Su plataforma de información son los Sistemas Transaccionales.
• Generan información de apoyo para niveles intermedios y altos, para la toma de decisiones.
• Intensivos en cálculos y escasos en entradas y salidas de información.
• No necesariamente se ahorra mano de obra.
• Suelen ser interactivos y amigables, están dirigidos al usuario final.
• Pueden ser desarrollados por el usuario final.
• Sistemas de Información Gerencial.
• Sistemas de Información Ejecutiva.
• Sistemas de Apoyo a la Toma de Decisiones

Sistemas Estratégicos

• No apoyan la automatización de procesos ni proporcionan información para la toma de decisiones.
• No son fáciles de adaptar en el mercado, se programan dentro de la organización con sus características específicas.
• Se inicia su desarrollo con una función específica y a partir de ahí se van agregando más funciones o procesos.
• Apoyan al proceso de innovación de productos y procesos dentro de una empresa, buscan ventajas.

Ciclo de vida de los sistemas de Información

El ciclo de vida de un sistema de información es un enfoque por fases del análisis y diseño que sostiene que los sistemas son desarrollados de mejor manera mediante el uso de un ciclo especifico de actividades del analista y del usuario. Existen pautas básicas para el desarrollo de un SI para una organización:

·   Conocimiento de la Organización: Analizar y conocer todos los sistemas que forman parte de la organización, así como los futuros usuarios del SI. En las empresas (fin de lucro presente), se analiza el proceso de negocio y los procesos transaccionales a los que dará soporte el SI.

·  Identificación de problemas y oportunidades: El segundo paso es relevar las situaciones que tiene la organización y de las cuales se puede sacar una ventaja competitiva (Por ejemplo: una empresa con un personal capacitado en manejo informático reduce el costo de capacitación de los usuarios), así como las situaciones desventajosas o limitaciones que hay que sortear o que tomar en cuenta (Por ejemplo: el edificio de una empresa que cuenta con un espacio muy reducido y no permitirá instalar más de dos computadoras).

· Determinar las necesidades: Este proceso también se denomina elicitación de requerimientos. En el mismo, se procede identificar a través de algún método de recolección de información (el que más se ajuste a cada caso) la información relevante para el SI que se propondrá.

·    Diagnóstico: En este paso se elabora un informe resaltando los aspectos positivos y negativos de la organización. Este informe formará parte de la propuesta del SI y, también, será tomado en cuenta a la hora del diseño.

·    Propuesta: Contando ya con toda la información necesaria acerca de la organización es posible elaborar una propuesta formal dirigida hacia la organización donde se detalle el presupuesto, relación costo-beneficio, presentación del proyecto de desarrollo del SI.

·   Diseño del sistema: Una vez aprobado el proyecto, se comienza con la elaboración del diseño lógico del SI; la misma incluye el diseño del flujo de la información dentro del sistema, los procesos que se realizarán dentro del sistema, etc. En este paso es importante seleccionar la plataforma donde se apoyará el SI y el lenguaje de programación a utilizar.

·    Codificación: Con el algoritmo ya diseñado, se procede a su reescritura en un lenguaje de programación establecido (programación), es decir, en códigos que la máquina pueda interpretar y ejecutar.

·   Implementación: Este paso consta de todas las actividades requeridas para la instalación de los equipos informáticos, redes y la instalación del programa generado en el paso anterior.

·    Mantenimiento: Proceso de retroalimentación, a través del cual se puede solicitar la corrección, el mejoramiento o la adaptación del SI ya creado a otro entorno. Este paso incluye el soporte técnico acordado anteriormente.

Metodología para el desarrollo de Sistemas de Información

Las metodologías son sistemas completos de técnicas que incluyen procedimientos paso a paso, funciones, herramientas y normas de calidad para la terminación del ciclo de vida completo del desarrollo de sistemas.

Una metodología para el Desarrollo de Sistemas de Información es un conjunto de actividades llevadas a cabo para desarrollar y poner en marcha un Sistema de Información.

Metodologías para el Desarrollo de Sistemas de Información:

Entre las metodologías más conocidas se encuentran:

Jean Senn:

• Investigación Preliminar
• Determinar Requerimientos
• Diseño
• Desarrollo de Software
• Prueba
• Implantación y Evaluación

Eduard Yourdon:

• Encuesta
• Análisis
• Diseño
• Implantación
• Generación de pruebas de aceptación
• Control de Calidad
• Descripción de procedimientos
• Conversión de Base de Datos
• Instalación

Kendall & Kendall:

• Determinación de Requerimientos
• Análisis de Necesidades
• Diseño
• Desarrollo y Documentación
• Prueba y Mantenimiento
• Implantación y Evaluación

Jonás Montilva:

• Requerimientos del Sistema
• Requerimientos de Programas
• Diseño Preliminar
• Diseño Detallado
• Codificación y Depuración
• Pruebas y Depuración
• Operación y Mantenimiento

Murdick & Ross:

• Estudio
• Diseño General
• Diseño Detallado
• Implantración

Miembros que integran un equipo de proyecto de Sistemas de Información

• Líder (Gerencia el proyecto)
• Analista (recolecta información inicial y define requerimientos)
• Diseñador del sistema de Información
• Diseñador de Bases de Datos
• Programador (Codificación y Pruebas)
• Usuario directo (Expresa sus necesidades)

Referencias Bibliográficas recomendadas:

• Kendall, K. & Kendall, J.: “Análisis y Diseño de Sistemas”. Prentice Hall, México, 1991.
• Lloréns, J. & Bauza, J.: “Administración de Proyectos”. Miró. Caracas, 1991.
• Montilva, Jonás: “Desarrollo de Sistemas de Información”. ULA. Mérida, 1990.
• Murdick, Robert: “Sistemas de Información Administrativa”. Prentice Hall,México, 1988.
• Senn, James: “Análisis y Diseño de Sistemas de Información”. McGraw Hill. México, 1992.
• Yourdon, Edward: “Análisis Estructurado Moderno”. Prentice Hall. México, 1993.
• Date,C.J.: “Introducción a los Sistemas de Bases de Datos”. Addison-Wesley. EEUU, 1993.

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